关于2018年暑假期间学生档案室对外服务安排的通知

各位同学:

为方便暑假期间毕业生档案转递,学生档案室在暑假期间继续为毕业生提供咨询与转档服务。因机要交通等原因,档案转递主要集中在中山北路校区办理。闵行校区非对外服务时间办理档案转递的,可通过公文流转将档案材料递送至中山北路校区学生档案室。现将暑假期间两校区对外服务时间、地点及相关事宜公布如下:

一、对外服务具体日期、时间安排

中山北路校区:

7月:9-13日、16-20日、24日、26日,27日,31

8月: 2日、7日、9日、13日,14日、16

闵行校区:

7月:9-13日、23-27日、31

8月:2日、3日、6日、7

9月:3-7

上午830-1100;下午1330-1600

二、对外服务地点、电话

中山北路校区:地理馆102室电话:62232348

闵行 校 区:行政楼210室电话:54344862

三、毕业生档案补充《就业通知书》等材料

(一)查询个人档案转递情况

登录学工部网站:http://www.xsgzb.ecnu.edu.cn/,在系统登录窗口输入用户名、密码,点击学生登录,在“档案转递信息一览”查询信息(如忘记密码,可请院系副书记或辅导员帮助在系统中初始化密码,初始密码为本人学号),如下图1—图3所示:


1:系统登录




2:档案转递模块



3:个人档案转递情况


(二)档案转递信息可能出现的两种情况

1、若系统查询无记录,表明档案尚未通过机要方式转递离校

中山北路校区的同学,请在暑期对外服务时间,将相关材料装入信封交至:地理馆102室 学生档案室。注意:请在《就业通知书》备注空白处及信封上用铅笔写清楚姓名、学号和手机号码。

闵行校区的同学,请在暑期对外服务时间,将相关材料装入信封交至:行政楼210室 学生档案室;或以公文流转(行政楼102室)的方式将相关材料装入信封中转至:中山北路校区地理馆102室 学生档案室,电话:62232348注意:请在《就业通知书》备注空白处及信封上用铅笔写清楚姓名、学号和手机号码。

2、若系统显示档案已通过机要方式转递,请将《就业通知书》等材料自行寄送至本人档案接收单位。

(三)查询已寄出档案

档案机要寄出后,至接收单位整理周期一般需要一个月,如档案接收单位反馈未接收到档案,请同学登录学工部网站,查询并记录档案的去向、转递编号、转递日期等信息后,致电我校机要室(电话:62232284)查询机要号码和具体档案签收人,凭机要号码再次向接收单位查询。

(四)未能及时转递的档案

1、缺少必要的档案材料的,请与辅导员联系确认缺少什么材料后,尽快补充完整。

2、毕业时未及时提供档案转递单位、地址、邮编等信息的,请与我校就业创业指导与服务中心(以下简称校就业中心)联系(电话:62233142),填写档案转递相关信息,校就业中心确认后,请本人及时与学生档案室联系。

3、所提供的档案转递单位不符合机要收寄要求,被退回的,请同学再次与档案去向单位联系确认是否有档案接收资格。档案接收单位必须符合机要件收寄要求,如国家、地方党政机关、县(团)级以上事业单位、国企、人力资源和社保局(或人才交流中心)、就业促进中心、人才市场等。

4、因落户上海等原因暂留学生档案室的,一旦具备转递条件,请同学主动联系辅导员或学生档案室办理相关转递事宜。

四、其他注意事项

(一)转档去向详细单位名称、地址及邮编必须登录校就业中心网站,按网站流程确认后,学生档案室方可根据相应转递信息转递学生档案。

(二)外单位的《调档函》经校就业中心网上审核后,学生档案室方可根据相应转递信息转递学生档案。

五、在校生档案查询和其他业务办理,请具体咨询021-62232348


学生工作部学生档案室

201879





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